Grădinița Bergman revoluționează relația cu părinții și educatorii prin Kinderpedia, software-ul de management complet pentru grădinițe.
„Utilizarea aplicației de comunicare cu părinții ne-a adus numeroase beneficii operaționale, financiare și educaționale. Educatorii noștri pot acum să se concentreze pe actul educațional, având mai puține sarcini administrative de îndeplinit."
Provocările comunicării înainte de implementarea unui software de management pentru grădinițe
Adina Horga, fondatoarea Bergman Nature Kindergarten, își amintește dificultățile cu care se confrunta echipa ei înainte de a implementa Kinderpedia. Comunicarea cu părinții se desfășura preponderent pe WhatsApp, prin grupuri dedicate fiecărei grupe, gestionate de educatori și echipa administrativă. Această metodă, deși aparent practică, a devenit problematică pe termen lung.
„Părinții aveau acces la numerele de telefon ale educatoarelor, ceea ce a dus la o comunicare excesivă și uneori inadecvată. WhatsApp-ul, fiind un instrument informal, a permis părinților să trimită mesaje chiar și în afara orelor de lucru. Această dinamică a deteriorat relația profesională dintre părinți și educatori”, își amintește Adina.
Problemele nu se opreau aici. WhatsApp nu respecta cerințele GDPR, deoarece datele personale ale educatorilor și părinților erau accesibile tuturor membrilor grupului. În plus, echipa managerială folosea emailul pentru comunicări oficiale, ceea ce genera confuzie și frustrare printre părinți, care nu reușeau să gestioneze eficient volumul mare de informații din multiple canale.
Din punct de vedere administrativ, echipa se lupta cu gestionarea manuală a datelor copiilor, facturarea și raportarea, iar caietele folosite de educatori pentru monitorizarea progresului copiilor consumau timp și erau expuse pierderii sau deteriorării.
De la cercetare la implementare: alegerea Kinderpedia
În 2022, Grădinițele Bergman au început un proces de căutare a unei soluții digitale care să rezolve aceste provocări. După un research riguros, Kinderpedia s-a dovedit a fi software-ul de management pentru grădinițe care răspundea cel mai bine nevoilor rețelei.
„Inițiativa a venit de la Olga Gliția, directoarea Grădiniței Bergman Timișoara. Kinderpedia ne-a fost prezentată ca o soluție imediată la problemele noastre și, după o evaluare internă riguroasă, am decis să o implementăm. Sprijinul echipei de suport Kinderpedia a fost esențial în această tranziție.”
Cum a transformat Kinderpedia activitatea la Bergman
Colaborarea cu Kinderpedia a adus o serie de îmbunătățiri semnificative pentru Grădinițele Bergman. Comunicarea cu părinții este acum centralizată, prin intermediul newsfeed-ului din software-ul de management pentru grădinițe.
„Părinții primesc zilnic anunțuri, fotografii, informații despre mese și somn, iar absențele sunt anunțate rapid și prelucrate în sistem. Aceasta ne scutește de zeci de discuții repetate și ne oferă un control mai bun asupra informațiilor partajate.”
În același timp, software-ul de management pentru grădinițe automatizează complet facturarea și permite managerilor să supravegheze activitățile educaționale și financiare printr-un sistem intuitiv de panouri de control.
„Putem genera rapid rapoarte despre prezența copiilor, activitățile din clasă, facturi și balanțe financiare”, adaugă fondatoarea Adina Horga.
Platforma oferă un canal de comunicare formal și transparent, eliminând mesajele private și discuțiile în afara contextului profesional. În plus, toate datele sunt stocate în siguranță, respectând normele GDPR, iar părinții au acces la informațiile educaționale și administrative într-un singur loc.
Probleme rezolvate prin utilizarea Kinderpedia
Impactul semnificativ al digitalizării asupra echipei
Adina Horga subliniază că utilizarea Kinderpedia a dus la o reducere semnificativă a timpului dedicat sarcinilor administrative, economisind între 6 și 9 ore săptămânal pentru fiecare membru al echipei, timp în care echipa se poate concentra pe activitățile educaționale și pentru dezvoltarea personală.
Ce spun educatorii și părinții despre Kinderpedia?
Laura D., educatoare cu experiență la Bergman Nature Kindergarten, folosește softwareul de management pentru grădinițe Kinderpedia din 2018 și subliniază cât de utilă este în activitatea ei zilnică:
„Kinderpedia mă ajută mult să rămân în contact permanent cu părinții copiilor din grupa mea. Pot să transmit informații în timp real despre mesele, somnul și activitățile copiilor. În plus, părinții primesc feedback zilnic, însoțit de fotografii, fără să fie nevoie de discuții individuale după-amiaza sau de folosirea altor canale. Totul este acum la câteva tap-uri distanță.”
Mai mult, Laura subliniază beneficiul de a putea comunica simultan cu toți părinții din grupă:
„Prin Kinderpedia, pot trimite mesaje către toți părinții din grupă, dar răspunsurile lor ajung doar la mine, evitând astfel confuzia și discuțiile neproductive. Economisesc timp prețios, iar interacțiunile sunt mult mai eficiente și profesionale. Îmi simplifică munca și îmi salvează ore prețioase”.
Diana S., părinte: “Kinderpedia înseamnă organizare și conectare pentru întreaga familie”
Din perspectiva unei mame, Diana a observat rapid diferențele pe care Kinderpedia le aduce în gestionarea relației cu educatoarele și administrarea informațiilor legate de educația copilului ei. „În comparație cu WhatsApp, Kinderpedia este mult mai structurat și centralizat. Toate informațiile esențiale sunt disponibile într-un singur loc, fără riscul de a pierde detalii importante în conversații nesfârșite.”
Diana evidențiază și un aspect personal valoros: „Îmi place foarte mult că pot folosi Kinderpedia și pentru bunici. Ei sunt extrem de încântați să vadă poze cu nepoata lor și să urmărească progresul ei educațional. Pe WhatsApp, asta ar fi fost complicat și dificil de gestionat, cu prea multe mesaje amestecate.”
Această organizare și accesibilitate oferite de Kinderpedia nu doar că simplifică viața părinților, dar creează și o experiență mai conectată și transparentă pentru toți membrii familiei.
O recomandare pentru toate grădinițele
Adina Horga recomandă cu încredere Kinderpedia altor grădinițe. „Utilizarea aplicației de comunicare cu părinții ne-a adus numeroase beneficii operaționale, financiare și educaționale. Educatorii noștri pot acum să se concentreze pe actul educațional, având mai puține sarcini administrative de îndeplinit.”
Grădinițele Bergman, pionierii educației în natură din România, au adoptat digitalizarea prin Kinderpedia, transformând modul în care comunică și își desfășoară activitățile zilnice. Cu o echipă de 40 de cadre didactice și peste 250 de copii, Bergman continuă să ofere un mediu educațional modern, adaptat nevoilo contemporane ale copiilor și familiilor lor.
